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Intranet e digital workplace, come deve cambiare l’organizzazione aziendale

Giu 30, 2021 | Trasformazione digitale

Negli ultimi mesi, molte aziende hanno scelto di accelerare i processi di trasformazione digitale, ma le modalità non sono state uguali per tutte. I motivi risiedono spesso nello scarso coinvolgimento dei vertici nei processi digitali di comunicazione interna, ridotti a causa dell’incertezza di questo periodo e di metodi di progettazione che non mettono al centro l’utente, e nei notevoli cambiamenti dei servizi di collaboration e formazione online ormai divenuti veri e propri digital workplace.

Quali sono le caratteristiche che questi strumenti dovranno avere?

A rispondere a questa domanda interviene un’indagine condotta da Intranet Italia Day, secondo cui soprattutto le piccole e medie aziende e il settore manifatturiero hanno ancora molta strada da fare. Il 46% delle figure di management intervistate dichiara, infatti, di essere scarsamente coinvolto in questi progetti e solo il 40% delle imprese ha una strategia digitale definita. Quali le cause? Secondo Giacomo Mason, ideatore di Intranet Italia Day e Intranet Management, sono da individuare nella resistenza al cambiamento e, spesso, nella paura e nell’impreparazione. Questi presupposti impongono una riflessione sul coinvolgimento a livello aziendale di quante più figure possibili sin dal principio, al fine di costruire una Intranet funzionale ed efficace.

Intranet, quali strumenti adottare?

Il primo, imprescindibile task è fornire un unico punto di accesso per i servizi e le applicazioni aziendali, integrando soluzioni HR, tool per la formazione online, la condivisione delle informazioni e la rubrica. Punti di riferimento virtuali, insomma.
Gli altri elementi che sarà necessario valorizzare sono la collaborazione tra i team, la creazione di community interne e la digitalizzazione dei processi. Sinora, queste soluzioni non sono considerate leve strategiche su cui puntare: il 22% delle imprese dichiara di non aver stanziato budget a riguardo, il 2’% ha allocato cifre pari a circa 10mila euro e il 51% ha mantenuto stabili gli investimenti nonostante il passaggio allo smart working e le chiusure forzate dello scorso anno.
In ogni caso, è apprezzabile l’accelerazione relativa ai progetti sulle Intranet e nei prossimi mesi ci si aspetta un impatto significativo sia sugli investimenti in termini di budget aziendali che nelle scelte strategiche relative alla digitalizzazione dei processi. Un’opportunità importante, da saper cogliere attraverso l’ascolto e il coinvolgimento di tutti gli attori aziendali. L’evoluzione dovrà infatti tener conto della diffusione del lavoro da remoto e del connubio tra vita privata e vita professionale.