Document Management Solution
Avvia la trasformazione digitale partendo dalla gestione documentale
La Gestione documentale diventa un aspetto organizzativo strategico nel momento in cui l’azienda si struttura in ruoli e regole, compie quindi un passo evolutivo importante nel percorso di innovazione digitale.
In tal senso, quanto più le aziende riescono a dotarsi di strumenti per una razionale organizzazione e una conservazione a norma del flusso documentale tanto più saranno in grado di migliorare la performance produttiva ed essere più competitiva nel proprio business.
Le soluzioni di Document Managemet sviluppate con la piattaforma Agile permetto di gestire tutti i documenti aziendali normalmente sottoposti ad un iter approvativo e a delle revisioni, o anche semplicemente come archivio ufficiale per le informazioni aziendali, sia strategiche che operative.
Scopri come le soluzioni Agile per il Document Management possono aiutarti a migliorare il processo di digitalizzazione documentale della tua impresa.
L’importanza della “dematerializzazione” dei documenti nei percorsi di digital innovation
Con il termine “dematerializzazione” si fa riferimento al processo di trasformazione di sostituzione di documenti cartacei in formato digitale.
In questi termini, diffondere regole, procedure e informazioni condivise diventa essenziale affinché l’organizzazione si muova in modo coerente e coordinato verso gli obiettivi aziendali.
La diffusione dell’utilizzo dei Sistemi Aziendali nel senso più ampio (Qualità, Sicurezza, Privacy, Ambiente), l’etica sociale di ridurre il consumo cartaceo a salvaguardia dell’Ambiente e non ultimo l’obbligo di Fatturazione Elettronica B2B, scattato da gennaio 2019 in Italia, ha accelerato per molte PMI i processi di digitalizzazione documentale e reso indispensabile l’adozione di strumenti informatici che permettano la gestione dei documenti organizzativi, facilitano la loro diffusione e il loro controllo distributivo.
I workflow per la digitalizzazione dei flussi documentali
La gestione documentale è un aspetto che vive una innovazione costante in parallelo la digital transformation che sta caratterizzando quest’ultima rivoluzione industriale. L’introduzione sul mercato di tecnologie sempre nuove, dall’intelligenza artificiale alla semantica fino ad arrivare alla Robotic Process Automation così come anche i continui adattamenti normativi richiedono una sempre maggiore integrazione tra software differenti ed eterogenei.
L’approccio di sviluppo modulare che contraddistingue la piattaforma Agile consente di superare questo problema creando rapidamente workflow anche complessi per modellare, integrare ed automatizzare i processi di digitalizzazione dei flussi documentali attraverso un unico sistema di gestione.
Il vantaggio del cloud per la gestione documentale
Le tecnologie di gestione documentale in cloud costituiscono la soluzione più semplice potendo gestire da remoto e in modo sicuro qualsiasi tipo di documento dal più semplice, documento di trasporto ai più complessi iter approvativi a firma digitale e firma biometrica o la distribuzione controllata di documenti non modificabili con gestione granulare dei permessi di lettura e accesso.
I vantaggi delle soluzioni sviluppate per il Document Management di Agile sono molteplici, tra cui:
- possibilità di accesso e modifica a qualunque tipo di informazione, applicazione e documento condiviso tramite accessi autorizzati;
- possibilità di aggiornare in modo semplice le funzioni con costi scalabili a seconda delle funzionalità installate;
- ridotti costi di infrastruttura;
- possibilità di accedere da dispositivi mobile previa autorizzazione;
- elevati livelli di sicurezza grazie a grazie ai backup e alle tecnologie IT in grado di garantire l’inalterabilità e l’integrità dei contenuti
- archiviazione e conservazione dei documenti in formato digitale nel pieno rispetto della normativa.
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